Entenda a importância da gestão de compras para seu empreendimento

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Você conhece a importância da gestão de compras em empreendimentos alimentícios? Elas tendem a envolver um grande número de fornecedores (mesmo para empresas menores). Afinal, quer você seja dono de um restaurante ou outro negócio no ramo de alimentos, é provável que precise de uma variedade de ingredientes e produtos.

Como os insumos representam uma porcentagem significativa das despesas, gerenciá-los de maneira adequada pode fazer uma diferença enorme em seus resultados financeiros. Pensando nisso, falaremos neste artigo sobre a importância da gestão de compras e como otimizá-la. Fique a par desse importante assunto!

Qual a importância da gestão de compras?

O processo de compras é uma das partes mais importantes em qualquer empreendimento. No caso do setor alimentício, o profissional deve ter a habilidade de comprar os ingredientes apropriados, em quantidades precisas, na hora certa e com o melhor preço.

Abaixo, listamos as razões pelas quais a gestão de compras é tão importante no ramo de alimentos. Veja!

Reduzir os custos da operação

O setor de compras está diretamente relacionado com dois fatores que alavancam os resultados da companhia: custo e vendas. Ao realizar melhorias no produto, no processo e no relacionamento com fornecedores, a equipe de compras deve obter economias sem comprometer a qualidade do produto.

Criar parcerias de sucesso com fornecedores

A gestão de compras e suprimentos tem a tarefa de criar acordos que beneficiam ambas as partes. Isso não afeta apenas as vendas e a receita, mas também a relação entre fornecedor e organização. Além de administrar os custos, boas parcerias visam a qualidade dos materiais e o prazo de entrega.

Cultivar relacionamentos duradouros

Fazer compras únicas é incomum e caro. As empresas normalmente necessitam de suprimentos de forma contínua, logo, é importante desenvolver bons relacionamentos.

Pode-se obter maiores economias de custo, aumentar a vantagem competitiva e ajustar os cronogramas ao trabalhar com o mesmo fornecedor. Relacionamentos de longo prazo beneficiam ambas as partes e criam um nível de confiança, permitindo que todos tenham sucesso.

Eliminar riscos operacionais

Avaliar os potenciais riscos e criar estratégias inovadoras para gerenciá-los são aspectos importantes da gestão de compras. Aliás, ter uma forte estratégia de mitigação de riscos pode afetar os resultados financeiros de uma organização.

Os riscos incluem quebra do acordo comercial, produtos vencidos ou estragados e atrasos. A equipe de compras também deve ter um plano em vigor se houver atrasos nos suprimentos ou mudanças no cronograma.

Estimular a inovação

O setor de compras deve apoiar o crescimento da empresa, obtendo soluções inovadoras para problemas e oportunidades de negócios. Para isso, é preciso trabalhar em estreita colaboração com os fornecedores, compartilhando as necessidades da companhia e explorando como as empresas podem se ajudar.

Assim, é possível desenvolver melhores tecnologias e produtos para os clientes, além de refinar processos para entregar bens e serviços com mais eficiência.

Atender aos requisitos de negócios

Fazer negócios com os fornecedores certos pode ser tão importante quanto avaliar o preço e a qualidade dos produtos. Por exemplo, um restaurante pode se preocupar com a rastreabilidade de matéria-prima, segurança de alimentos, qualidade assegurada do fornecedor e até com alimentos orgânicos. A gestão de compras pode apoiar a realização de tais objetivos.

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Quais são os procedimentos da gestão de compras?

Cada tipo de produção tem procedimentos de compra diferentes. Mas existe uma regra que sempre deve ser seguida: compre apenas o necessário até a próxima entrega. Isso garantirá que os alimentos permaneçam frescos, além de criar um alto giro de estoque. Conheça, a seguir, outros procedimentos importantes para o setor de compras!

Buscar o equilíbrio entre custo e qualidade

Se você optar pela mais alta qualidade disponível, seu custo pode ser muito alto e inviável. Porém, se for muito barato, a qualidade dos produtos pode ser questionada pelo público.

Por isso, procure um meio-termo: fornecedores que ofereçam um bom negócio e que atendam às necessidades e aos desejos de seu público-alvo. Seja qual for sua estratégia, preste muita atenção em como o custo de cada produto afetará seus resultados financeiros.

Escolher fornecedores confiáveis

Em seguida, você precisa escolher fornecedores confiáveis que:

• enviem os produtos no prazo — para que você possa planejar suas operações com mais eficiência;
• mantenham padrões rígidos de segurança e higiene — para que nunca haja produtos estragados ou contaminados;
• estejam disponíveis para comunicação o tempo todo — caso algo dê errado ou você precise de um reabastecimento de emergência.

Ter bons profissionais de compras

Em muitos casos, a responsabilidade de compras recai sobre profissionais que não estão preparados para a função. Isso traz vários problemas, além de sobrecarregar o profissional, a empresa perde eficiência em uma das áreas mais importantes para o negócio. Um profissional especializado em compras deve:

• fazer a devida prospecção dos fornecedores;
• negociar preços;
• comparar qualidade;
• pedir amostras para teste;
• fazer a gestão dos pagamentos;
• obter vantagens únicas para o empreendimento.

Investir no armazenamento de produtos

Um setor de compras eficiente está diretamente relacionado com a qualidade de armazenagem da empresa. É importante seguir boas práticas de estoque para eliminar desperdícios, além de proteger a empresa contra eventuais problemas de reposição.

Ter procedimentos de reposição de estoque

Possivelmente dentro do acordo, você deve esclarecer exatamente como e quando seu estoque precisa ser reabastecido. Essa é uma das considerações operacionais mais importantes, afinal, sem ingredientes suficientes na prateleira, sua operação será interrompida.

Sua empresa e o fornecedor precisam ter um entendimento claro e mútuo de quando os pedidos serão feitos, quando serão enviados e quando chegarão. Não deixe espaço para interpretações erradas.

Se possível, tente simplificar ao máximo suas relações de compra. Trabalhar com vários fornecedores pode ajudar você a obter os melhores preços, mas também pode custar horas extras de trabalho. Avalie o que é melhor para seu empreendimento.

Criar parcerias

Se você for uma empresa menor ou precisar de uma quantidade relativamente pequena de um determinado produto, a compra em grupo pode gerar economias que, de outra forma, seriam inacessíveis.

As compras em grupo permitem que várias empresas combinem seus pedidos para aproveitar as vantagens de descontos por atacado e outros incentivos. As empresas também podem compartilhar informações e percepções sobre fornecedores, além de táticas que ajudam a agilizar as compras no segmento.

Em resumo, a importância da gestão de compras está em garantir que os suprimentos com a qualidade necessária estejam disponíveis no momento, no local e com o custo certos. Os profissionais da cadeia de suprimentos ajudam a reduzir custos, melhorar o giro de estoque e aumentar o faturamento da empresa. Por isso, esse setor da empresa merece bastante atenção.

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